Online Toplantılarda Verimliliği Arttırmanın Yolları

Online Toplantılarda Verimliliği Arttırmanın Yolları

Pandemi ile geçirdiğimiz bir yılı geride bıraktık ve önemi gittikçe artan online toplantıların iş hayatımızdaki iletişim şekillerini tamamen değiştirdiğine hepimiz şahit olduk. Markaların ve kurumların “dijitalleşme” yolunda adımlar attığı günümüzde uzaktan çalışan insanları bir araya getirebilmek de mesaimizin en önemli bölümü haline geldi.

Online toplantılarda ise yüz yüze gerçekleştirdiğimiz old school toplantılara nazaran çok daha verimli sonuçlar aldığımızı fark ettik.

Harvard Business Review, Gartner ve de Stanford Magazine gibi web siteleri de online toplantıların verimliliğini nasıl daha fazla arttırabileceğimizin araştırmalarını yaparak bizlerle paylaştılar. Bu araştırmaların sonucuna göre yapılması gerekenleri 11 maddede şu şekilde derledik:

1. Toplantı yapmanız gerekli mi? Bir toplantıyı organize etmeden önce üzerinde düşünülmesi gereken konu mevcut gündem olup olmadığı ve de toplantı yapmanın gerekliliğidir. Kısa bir mail ile de herkesi bilgilendirebileceğiniz bir konu için pek çok insanı bir araya getirmeniz vakit kaybı olabilir.

2. Toplantının amacını ve kuralarını belirleyin. Toplantı davetinde konuyu ve de toplantının süresini net bir şekilde belirtin ki davet edeceğiniz herkes bilgi sahibi olsun. Toplantı için belirlenmiş kurallar var ise bu kuralları da mutlaka davet açıklamasında belirtin. Örneğin kalabalık bir toplantıda “sorunuz olduğunda el kaldırma özelliğini kullanın, kendinizi tanıtın ve de konuşmadığınızda mikrofonunuzu kapalı tutun” şeklindeki bilgileri katılımcılarla mutlaka daha önce paylaşın.

3. Doğru kişileri toplantıya davet edin. Toplantının amacını yerine getirebilmek için en etkin ve küçük grubu seçin. En efektif iletişim kurulabilen katılımcı sayısı 2-10 aralığındadır ve daha fazla insan toplantının amacından sapmasına neden olabilir.

4. Sistemi önceden test edin ve rolleri belirleyin. Herkesin kamerasının açık olduğundan, mikrofonunun ya da sisteminin doğru çalıştığından emin olun. Toplantıdan birkaç dakika önce odayı açın ve çok gizli bir toplantı değilse bağlantı sorunu yaşayabilecek olanlar için odaya girişi açık tutun. Teknik sorun yaşama ihtimalini de göz önünde bulundurarak bir moderatör belirleyin.

5. Sunumları ve konuşmaları kısa tutun. Sunum sürelerini yüz yüze yaptığınız toplantılara göre daha kısa tutun. Diğer katılımcılara söz vermeden ya da size sorular yöneltilmeden önce 5 dakikadan uzun konuşmamaya çalışın.

6. Güzel bir arka plan seçin. Sadece seçtiğiniz arka planla ilgili konuşmak bile soğuk bir ortamı yumuşatabilir ve de sıcak bir sohbeti başlatabilir.

7. Katılımcıları kontrol edin ve konuşmaya davet edin. Online toplantılarda ses çıkarmadan dinlemek oldukça kolay fakat bir tartışmaya katılım göstermek oldukça zordur. Ne kadar çok insan konuşmaya dahil olursa diğer katılımcıların dikkat süresi de o kadar artar.

8. Anlayışlı olun ve sohbet ederek başlayın. Pandemi sebebiyle evden çalışan insanların sosyal izolasyonu sağladığını unutmayın, yüz yüze toplantılara göre kontrol alanı daha az olduğu için katılımcılara karşı sabırlı olun. Vücut dilinin online toplantılarda tam olarak okunamadığını aklınızda bulundurun ve yanlış anlaşılmaları hesaba katın.

9. Gözünüzü kameradan ayırmayın. Konuşmacı olduğunuz sürece başınızı eğerek yüzünüzü gizlediğinizde ya da telefonunuza gelen bir mesajı okumaya kalktığınızda göz kontağını kaybedeceğinizi unutmayın.

10. Zamanı ve tartışmayı yönetin. Zaman yönetimi için katılım sürelerini doğru hesaplamaya çalışın. Zaman yönetiminin başarılı olamadığı durumlarda gerekirse toplantıyı kaydedin ve sonlandırın.

11. Yapılacakları ve toplantı notlarını özetleyin. Toplantıyı bitirdikten sonra bir yapılacaklar listeniz var ise ya da toplantı notlarınızı insanlarla paylaşacaksanız mümkün olduğunca kısa sürede bunları hazırlayıp katılımcılarla paylaşınız. Toplantıda bahsi geçen kaynak ya da linkler söz konusu ise bu bilgileri de göndereceğiniz maile eklemeyi unutmayın.